Souvent utilisé par les équipes agiles, un contrat social permet à tous les membres de l’équipe de mieux collaborer. Il énumère les comportements convenus au sein de l’équipe. Généralement, sans accord clair, les interactions entre les membres de l’équipe sont souvent floues.
Soyons francs, travailler ensemble est un défi. Que votre équipe soit nouvelle (formation et agitation) ou expérimentée (performance et dissolution), collaborer avec d’autres personnes exige des efforts. Les différences de personnalité, d’expérience et d’éthique de l’entreprise influencent la performance d’une équipe.
Les actions innocentes d’une personne peuvent facilement frustrer, distraire ou agacer les autres. Un membre de l’équipe peut être très bavard pendant les réunions, tandis qu’un autre peut trouver cela impoli. Même des comportements positifs, comme la reconnaissance des efforts, peuvent être inadaptés.
La façon dont les gens interagissent lors d’une réunion définit la culture. Qu’il s’agisse d’exprimer son opinion et d’être entendu sans jugement, ou encore d’activer ou non la caméra pendant la discussion, tout cela fait partie des normes qui définissent la culture d’une équipe.
L’une des façons de créer une culture positive est de s’attaquer aux problèmes et de créer des accords d’équipe.
Que sont les accords d’équipe pour les équipes agiles ?
Les accords d’équipe sont les comportements qu’une équipe s’engage à adopter au quotidien. Ils peuvent couvrir de nombreux contextes professionnels, notamment :
- prise de décision
- réunions
- communication
- partage d’informations
- soutien mutuel
Ce sont les règles de base du comportement. Elles garantissent la sécurité psychologique de chacun pour participer au sein de l’équipe.
La sécurité psychologique signifie ici que les membres de l’équipe peuvent partager leurs idées sans crainte de jugement, de partialité, de statut ou d’autorité. Cela permet aux équipes de se concentrer sur un projet plutôt que de se soucier de leur survie sociale.
Les accords d’équipe sont généralement établis par l’équipe au début du projet. Ils peuvent inclure des éléments tels que :
- Utiliser la directive principale de rétrospective agile dans le cadre des rétrospectives.
- Chacun a une voix égale et apporte une contribution précieuse.
- Si une tâche vous est attribuée, vous devez en être responsable et la maintenir à jour.
- Les tickets complexes doivent être discutés avec la personne concernée avant d’être simplement assignés.
- Utilisation de mots clés pour indiquer un besoin.
- Clarté du rythme et de l’objectif de la réunion.
- Comment l’équipe communique et travaille à distance, avec des horaires flexibles ou des fuseaux horaires différents.
Les avantages des accords d’équipe
Les accords d’équipe présentent de nombreux avantages. Ils :
- contribuent à réduire les conflits au sein de l’équipe.
- aident les individus à mieux gérer le stress et l’anxiété.
- posent les bases de la coopération, de la collaboration et de l’amélioration continue.
- instaurent la confiance et contribuent à créer un sentiment d’appartenance.
- donnent à l’équipe un sentiment de contrôle et de sécurité.
- construisent des relations au sein de l’équipe.
- Aidez l’équipe à progresser grâce au modèle de développement d’équipe Tuckman.
Si bien conçus, les accords d’équipe peuvent amplifier la performance de votre équipe.
Comment créer des accords d’équipe ?
Sans surprise, il est préférable de créer des accords d’équipe en équipe. C’est un processus collaboratif. Cela peut se faire manuellement, en personne, avec des post-its. Cela peut aussi se faire en ligne avec un bon outil de rétrospective.
L’avantage d’un outil de rétrospective en ligne est la facilité avec laquelle les contributions peuvent être anonymes. Là encore, cela permet de créer un environnement psychologiquement sécurisant où chacun peut partager ses idées.
1. Expliquez le besoin
La première étape consiste à expliquer la nécessité de créer un accord d’équipe. La plupart des gens en comprennent déjà la raison, mais c’est néanmoins un bon rappel. Vous pouvez prévoir du temps au début de votre rétrospective ou organiser une réunion spécifique pour en discuter.
Les avantages d’un accord d’équipe sont les suivants :
- Un moyen de définir et d’améliorer la culture d’équipe
- Des méthodes claires et définies pour collaborer efficacement
- Une connaissance des attentes de chacun et une bonne compréhension mutuelle
- Un sentiment général de bien-être au travail lorsque l’équipe est soudée
2. Créer une responsabilité individuelle
Ensuite, demandez à chacun d’indiquer un comportement positif qui, selon lui, s’harmonise avec l’organisation, son équipe et lui-même. C’est ce qui rend l’accord unique et suscite l’adhésion.
Lorsque vous invitez les participants à réfléchir et à ajouter des idées, il peut être utile de leur donner quelques amorces de phrase. Cela permet de garantir que les accords sont axés sur le comportement et formulés de manière positive.
Voici quelques suggestions :
- Vous pouvez compter sur moi pour ________________
- Nous pouvons former une excellente équipe en ________________
- Nous pouvons surmonter certaines de nos frustrations et difficultés en ________________
- Ce que j’apprécie dans cette équipe, c’est quand ________________
- Nous pouvons améliorer notre façon de travailler en ________________
Chaque point de l’accord doit être un concept indépendant pour plus de simplicité.
3. Proposer des accords à discuter
D’une manière générale, il est judicieux de demander aux participants de proposer un accord avant son acceptation. Cela garantit que chacun comprend et accepte véritablement l’accord, plutôt qu’il ne s’agisse simplement de cocher des cases.
Un outil en ligne comme TeamRetro vous permet de demander aux participants d’ajouter des accords directement à une liste ou de les proposer au groupe. Si un accord est proposé, chacun peut alors choisir de le soutenir (approuver), de ne pas le soutenir (approuver) ou de rester neutre. Cela vous permet de voir rapidement s’il existe un consensus au sein du groupe avant qu’il ne soit confirmé comme accord.
4. Animer les discussions de groupe
Once the agreements have been shared, give everyone a chance to read through them and ask clarifying questions. You can group identical items if need be.
Facilitate a discussion and allow concerns, questions, and comments to be explored. Objections should be noted. Then decide upon which to include by voting.
Not all proposed agreements will be accepted. Talk these through with the group to ensure it’s understood why that was the case. The goal is to work through all the proposed agreements before closing the meeting.
The proposed behaviours that are accepted are the team agreements that form the social contract.
5. Réfléchissez aux accords
Une fois les accords ajoutés à la liste, il est recommandé de les passer en revue. Recueillez d’autres commentaires et abordez les nouvelles préoccupations qui pourraient avoir émergé. Une bonne question à poser pourrait être :
« En regardant nos accords d’équipe, comment pensons-nous qu’ils influenceront notre façon de travailler ensemble, et comment cela nous fait-il sentir ? »
Les retours reçus permettront d’apporter les dernières révisions nécessaires aux accords.
6. Mettez les accords en pratique
Enfin, au début des réunions futures, il est conseillé de rappeler rapidement les accords afin de donner le ton à la séance. Vous pouvez également les utiliser à la fin de la réunion comme moment de réflexion pour vérifier si l’équipe les a bien respectés.
TeamRetro affiche les accords d’équipe sur votre tableau de bord, ce qui signifie qu’ils sont toujours à portée de main.
Pièges à éviter lors de la création d’accords d’équipe
1. Manque de véritable consensus
Le piège le plus évident est lorsque tous les membres de l’équipe ne s’engagent pas réellement envers les accords.
Acquiescer de la tête pendant la réunion de collaboration peut ne rien signifier de plus. Les membres de l’équipe doivent d’abord comprendre avant d’adhérer. Cela signifie que l’accord doit avoir du sens pour eux et être en accord avec leurs valeurs.
Comme nous l’avons déjà mentionné, c’est aussi la raison pour laquelle chaque équipe doit élaborer son propre ensemble d’accords. Emprunter ou copier ceux d’une autre équipe n’apporte pas grand-chose et réduit le sentiment d’appropriation.
Si les accords sont imposés par la direction, cela peut accroître la déconnexion au sein de l’équipe.
Il est essentiel de disposer de suffisamment de temps pour discuter des préoccupations et y répondre avant d’intégrer les points dans l’accord final.
2. Pas de rituels
Les accords doivent ensuite se traduire par des actions concrètes et des rituels quotidiens. Sinon, ils ne sont que des mots sur une page.
Il peut y avoir différentes interprétations des accords, ce qui peut entraîner des différences de comportements.
Une façon dont notre équipe a géré cela a été de créer des mots-codes. Ces mots-codes résument nos accords d’équipe. Voici un aperçu de ce que nous faisons :
- Cross-check – Les membres de l’équipe conviennent que, pour les actions critiques impliquant des clients, une vérification croisée est requise. Un collègue ayant un rôle et un niveau de compétence similaires effectue un contrôle qualité pour vérifier l’exactitude du travail.
- Sushi time – Nous aimons nous amuser au travail… parfois un peu trop. Si quelqu’un dit « sushi time », cela signifie qu’il demande un moment de concentration. Comme nous avons tous convenu de ce signal, personne ne se vexe et nous retrouvons rapidement le calme.
- Bikeshed – Si un sujet est soulevé et ne peut pas être résolu immédiatement, il est mis de côté. Ce sujet est alors placé dans le « bikeshed » et repris plus tard pour discussion.
3. Blâme et culpabilisation
Les accords d’équipe peuvent parfois être mal utilisés. En d’autres termes, ils peuvent servir à critiquer ou à désigner des coupables.
En tant que Scrum Master, il est essentiel de veiller à ce que chacun se sente en sécurité au travail. La peur n’a pas sa place ici. Les membres de l’équipe doivent pouvoir reconnaître leurs erreurs dans une démarche d’amélioration continue.
Il existe une manière efficace de gérer le mauvais usage des accords : demandez aux membres de l’équipe d’identifier de bons exemples où d’autres ont démontré un comportement positif. En revanche, invitez-les à réfléchir sur eux-mêmes lorsqu’il s’agit de déterminer quels accords ils pourraient mieux respecter.
Comment faire en sorte que les accords d’équipe perdurent ?
1. Donner l’exemple
En tant que Scrum Master, il est important de démontrer les comportements définis dans l’accord. Si vous commencez à vous en écarter, l’équipe le fera aussi.
Indiquez clairement que vous souhaitez que quelqu’un vous le fasse remarquer si vous déviez de la voie, et que vous ferez de même pour eux.
2. Gardez-les visibles
Rendez les accords aussi visibles que possible.
Vous pouvez publier la liste sur Slack ou MS Teams. Peu importe la méthode utilisée, l’essentiel est de rappeler aux membres de l’équipe les comportements auxquels ils ont consenti.
3. Réexaminer et réviser
Avec le temps, votre équipe évoluera, tout comme l’environnement dans lequel vous travaillez. Votre accord devra donc évoluer lui aussi.
Mettre en place un rythme régulier pour réviser et actualiser l’accord le rendra plus pertinent et garantira qu’il reste à jour.
4. Des équipes différentes, des accords différents
Ne vous y trompez pas. Chaque équipe est différente, même si les rôles sont similaires.
Assurez-vous que chaque équipe dispose de ses propres accords, uniques et adaptés à son fonctionnement.
5. Reconnaître et valoriser
Les équipes qui adoptent les comportements auxquels elles se sont engagées valent leur pesant d’or. Reconnaître les efforts de l’équipe en lien avec les accords contribuera à renforcer ces excellents comportements.
Prêt à créer un accord d’équipe ?
TeamRetro vous permet d’organiser facilement et efficacement des rétrospectives agiles en ligne et des bilans de santé d’équipe. Il vous permet également de créer des accords d’équipe auxquels vous pourrez vous référer lors de vos prochaines réunions.
Les accords peuvent être proposés par les membres de l’équipe de manière anonyme et sécurisée. Les membres peuvent indiquer leur soutien à un accord avant qu’il ne soit accepté. Aidez vos équipes à passer de bonnes à excellentes dès aujourd’hui !